Potenzielle Kunden haben immer höhere Erwartungen an die Produktkommunikation in verschiedensten Kanälen. Das kann die Webseite sein, der Online-Shop, eine eigene App, Social Media oder Onlinemarktplätze. Produktbeschreibungen müssen präzise sein und in Bezug auf Umfang und Tonalität zum jeweiligen Touchpoint passen. Hinzu kommen noch Produktbilder und -videos und möglicherweise sogar Designelemente wie Logos.
Dabei steigt nicht nur der Druck in den eigenen Kanälen – auch die Handelspartner verlangen nach einer immer höheren Qualität des gelieferten Product Contents. Dabei kann die geforderte Qualität von Händler zu Händler unterschiedlich sein. Und auch der Handel selbst steht vor immer größeren Herausforderungen und muss nicht nur dafür sorgen, dass seine Lieferanten Produktinformationen in der richtigen Qualität bereitstellen, sondern dass diese Daten im Anschluss auch noch effizient konsolidiert und weiterverarbeitet werden.
Daneben gibt es viele weitere Faktoren wie Nachhaltigkeitsinitiativen oder Produkt- und Marktdiversifizierungen, die die Komplexität in der Datenhaltung erhöhen. Entsprechend stehen die meisten Unternehmen regelmäßig vor dem Problem, dass ihr aktuelles Produktinformationsmanagement nicht mehr den Anforderungen entspricht. Die Konsequenz kann eine Anpassung der aktuellen Implementierung sein oder die Erwägung einer alternativen PIM-Software. Da eine ineffiziente Nutzung von PIM-Systemen langfristig zu höheren Kosten führen kann als ein Ablöseprojekt, empfiehlt es sich in der Regel, zumindest den Markt und seine Alternativlösungen zu evaluieren.
Die 5 Phasen einer PIM-Evaluation
Wer den wichtigsten Phasen einer PIM-Evaluation folgt, stellt nicht nur sicher, dass seine eigenen Ressourcen möglichst geschont werden, sondern erhöht auch seine Chancen auf ein erfolgreiches PIM-Projekt:
- Research
Im ersten Schritt müssen sich die Unternehmen ein klares Bild vom aktuellen Markt machen. Dabei gilt es, sowohl die relevanten Anbieter zu identifizieren als auch die wichtigsten Themen, die im Markt diskutiert werden, zu reflektieren. Nicht alle Schlagwörter und Trends sind gleichermaßen relevant – dennoch sind sie wichtige Impulsgeber für den nächsten Schritt in der Evaluation. - Konzept
Neben der Marktperspektive ist es wichtig, die eigene digitale Wertschöpfungskette unter die Lupe zu nehmen, Problemfelder zu identifizieren und Zusammenhänge zu erkennen. Dabei ist wichtig, sowohl die gegenwärtige IT-Landschaft genau zu skizzieren als auch die übergreifenden Datenströme genau zu dokumentieren. - Anforderungen
Auf dieser Basis lassen sich schließlich sämtliche detaillierten Anforderungen von allen relevanten Stakeholdern einholen und priorisieren. Wichtig ist, dass sich die Anforderungen nicht auf die rein funktionale Ebene beschränken, sondern auch strategische Überlegungen einschließen – beispielsweise in Bezug auf die Cloudstrategie oder die Entwicklung der E-Commerce-Landschaft. - Evaluation
Aus der Priorisierung der Anforderungen ergeben sich die wichtigsten Use Cases, die die DNA des Unternehmens bestimmen. Diese gilt es, in der eigentlichen Evaluationsphase dafür zu nutzen, die infrage kommenden Systeme auf ihre tatsächliche Eignung hin zu überprüfen. Anhand der Anforderungsmatrix können die Projektbeteiligten während den Anbieterworkshops genau dokumentieren, wie sie die Softwarelösung einschätzen. - Anbieterselektion
Auf Basis der Evaluationsergebnisse werden die Anbieter untereinander verglichen und weitere Faktoren zur Entscheidungsfindung hinzugezogen. Dazu gehört der Implementierungspartner ebenso wie das User Interface und natürlich auch die veranschlagten Kosten für die Lizenzgebühren und das Implementierungsprojekt.
Neben der richtigen Methodik gibt es noch eine Reihe von Tipps, die den Erfolg eines Evaluationsprojekts begünstigen.
Tipps und Tricks für die PIM-Auswahl
Eine PIM-Evaluation birgt eine Reihe von Risiken, die die Verantwortlichen kennen sollten. Beispielsweise kann eine unzureichende Recherchephase dazu führen, dass die optimale Softwarelösung gar nicht auf der Anbieterliste landet. Wer nicht alle seine Stakeholder abholt, läuft in Gefahr, dass das System später nicht richtig genutzt wird und wichtige Funktionen fehlen oder nicht ausreichend ausgeprägt sind.
Umso wichtiger ist es, von Anfang an auf die richtigen Leute zu setzen. Das fängt an bei der Zusammenstellung des Projektteams, das aus Abgesandten verschiedener Fachbereiche bestehen sollte. PIM ist eine zentrale Disziplin, die sowohl das Produktmanagement als auch Marketing und Vertrieb sowie den Kundenservice und den E-Commerce betreffen. Alle diese Perspektiven sind essenziell für die Auswahl des richtigen Systems.
Für die Einschätzung des Marktes braucht es in aller Regel externe Expertise. Marktberater und Analysten bieten hier die perfekte Unterstützung, da sie nicht nur den aktuellen Anbietermarkt sehr genau kennen, sondern auch in der Durchführung von Evaluationsprojekten viel Erfahrung mitbringen und wissen, worauf es ankommt.
Natürlich gilt wie für jedes andere Projekt auch: Dokumentation ist die halbe Miete – ohne eine gewissenhafte und systematische Dokumentation von Zwischenergebnissen und wichtigen Erkenntnissen kann keine Transparenz gewährleistet werden. Eine fehlende Transparenz führt wiederum unweigerlich zu einer riskanten Informationslücke, die im schlimmsten Fall zu falschen Entscheidungen oder divergierenden Erwartungshaltungen führt.
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