In der Medienproduktion ist Tempo gefragt – aber ohne dabei die Übersicht zu verlieren. Und je zahlreicher die Instanzen, die gemeinsam ein Print- oder Online-Werbemittel realisieren, desto komplexer ist die Koordination zwischen allen Projektbeteiligten. Nicht selten kommen hier leistungsstarke und komplexe Softwarelösungen – z. B. MRM-Systeme – zum Einsatz. Auf der anderen Seite sind solche Lösungen häufig überdimensioniert und bieten in der Regel zahlreiche Funktionen, die schlicht nicht benötigt werden.
Für die Produktion der zahlreichen Print- und Online-Werbemittel der Landesbank Baden-Württemberg hat Meyle+Müller genau diese Lücke geschlossen: mit einem webbasierten Portal zur Auftragssteuerung, basierend auf der leistungsstarken Dalim ES Plattform – und individuell auf die Abläufe und Freigabeprozesse der Werbemittelproduktionsprozesse des jeweiligen Kunden konfiguriert – wird genau das möglich: eine schlanke, transparente und durchgängig digitalisierte Zusammenarbeit zwischen Kunde und Agentur.
Worum geht’s genau?
Das M+M-Beauftragungstool ersetzt bisherige Insellösungen und vereint die komplette Auftragsabwicklung in einem zentralen System. Vom Briefing, Kostenmeldung und Beauftragung über die komplette Produktion inklusive aller Iterationen bis hin zu sämtlichen erforderlichen Prüfungs- und Freigabeprozessen – alles passiert an einem Ort, strukturiert, transparent und vor allem in jedem Bearbeitungsstatus für jeden Prozessbeteiligten stets nachvollziehbar.
Was kann das M+M-Beauftragungstool?
- Zentrale Projektanlage: Mit wenigen Klicks über das webbasierte Portal kann der Auftrag durch den Kunden direkt eingesteuert werden. Dabei wird der Job durch die Eingabe verschiedener kundenspezifischer Informationen automatisiert angelegt und direkt an die entsprechenden Beteiligten weiterverteilt. Und sogar eine erste Kostenindikation kann automatisiert ausgewiesen werden, wenn zwischen Kunden und Dienstleister eine fixes Preisbild definiert ist.
- Automatisierte Kommunikation: Alle Beteiligten – vom Gestaltungsteam bis zur Druckproduktionssteuerung – werden automatisiert über Beauftragungen und neue Tasks informiert. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele interne Abteilungen oder externe Partner eingebunden werden müssen. Und die Benachrichtigungen führen direkt zum Task: eine langwierige Suche, wo etwas getan werden muss, entfällt damit.
- Flexible Dokumentenprozesse: Briefings, Freigabedokumente und Kostenvoranschläge können ganz einfach hochgeladen, bearbeitet und im Prozess weitergegeben werden.
- Individuelle Freigabestrecken: Ob Marketing, Produktmanagement oder Rechtsabteilung, ob mit Lektorat oder direkte Kundenfreigabe – der Prozess lässt sich stets individuell an die kundenindividuellen Anforderungen des Projekts anpassen.
Welche Vorteile bringt das mit sich?
- Zeitersparnis & verbesserte Reaktionszeiten: Standardisierte Prozesse ersetzen aufwendige manuelle Abstimmungen. Durch die direkte Benachrichtigung und zentrale Informationsbereitstellung können Freigaben, Rückfragen und Änderungen deutlich schneller bearbeitet werden.
- Kosteneffizienz & Fehlerminimierung: Durch Prozessverschlankung werden Ressourcen optimal genutzt.
- Transparenz, Nachvollziehbarkeit & Revisionssicherheit: Jeder Beteiligte sieht den Status seines Projekts – in Echtzeit. Jede Aktion im Projekt wird nachvollziehbar dokumentiert – ideal für Qualitätssicherung, Reporting oder bei späteren Rückfragen. Alle Projektstände und Freigaben sind dokumentiert: für rechtliche Absicherung und interne Compliance-Anforderungen.
- Nachhaltigkeit, Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit: Das M+M-Beauftragungstool kann auf jeden Kunden und Prozess adaptiert werden. Ob Einzelprojekt oder Kampagnenreihe – das Tool wächst mit den Anforderungen und kann flexibel für unterschiedlich große Volumina eingesetzt werden. Die auf einer etablierten Plattform basierende Lösung ist flexibel erweiterbar und bleibt auch bei zukünftigen Anforderungen leistungsfähig.
Fazit
Das Beauftragungstool von M+M zeigt, wie moderne Technologie und kundenindividuelle Anpassung zusammenwirken können, um Medienprozesse smarter und effizienter zu gestalten. Ein echter Gewinn – für Auftraggeber, Dienstleister und nicht zuletzt für das Ergebnis.
